Animer une réunion sans stress : les clés du succès

Votre boss vous a demandé d’animer une réunion prochainement et depuis c’est la panique.Vous êtes comme obnubilé par ça et n’arrivez plus à vous concentrer. Vous vous sentez mal à l’aise, vous avez la boule au ventre dès que vous y pensez et aimeriez que cette demande ne vous ait jamais été faite…

STOP ! Respirez, vous avez la solution.

 

Faire taire le mental pour avoir une vision claire de la situation

 

Vous vous sentez dépassé et ne savez pas du tout comment vous préparer.Vous vous voyez bafouiller, échouer, recevoir les remarques désobligeantes de votre patron et être moqué par vos collègues…

Toutes ces ruminations sont le fruit de votre mental qui est souvent un très mauvais conseiller.

Le changement ou la nouveauté font peur, c’est naturel.

Sortir de ses habitudes n’est jamais aisé, c’est normal. Mais cela ne veut pas dire que ce n’est pas possible pour vous.

Dites-vous bien que si votre boss vous l’a demandé, c’est qu’il vous en sait tout à fait capable. Donc il vous faut vous persuader également vous même que vous êtes à la hauteur de cette demande !

 

Animer une réunion sans stress : la nécessité de se préparer psychologiquement

Pour cela vous devez sortir de l’émotionnel, faire taire ces phrases et pensées parasites que vous avez sur vous et qui vous font croire que cette expérience est au-dessus de vos possibilités.

Or, l’auto sabotage est le premier facteur qui conduit à l’échec… confortant ainsi ce que nous pensions de nous-même.

Voici la première clés pour vous permettre de mener à bien cette réunion et d’en faire une expérience dont vous sortirez grandi(e) et fièr(e) de vous. Elle se compose de 4 étapes.

     1- Etre conscient des pensées parasites qui sabotent votre succès :

Identifiez toutes les pensées parasites que vous avez à l’idée d’animer une réunion.
Par exemple : « Je ne suis pas capable d’animer une réunion », « les autres vont se moquer de moi », « je suis trop timide pour parler devant tous ce.s gens », « je vais rougir ou je tremble à chaque fois comme une feuille et ils vont le voir », « mon chef va m‘en vouloir d’avoir foiré la réunion, c’est fichu pour mon augmentation », ….

    2- Evaluer les émotions négatives associées et leur intensité en vous :

Pour chacune des pensées, posez-vous la question de ce que cela provoque en vous en terme d’émotions ou de ressentis physiques. Ensuite, évaluez de 0 à 10 votre inconfort par rapport à chaque phrase et passez à l’étape suivante.

    3- Libérer ce qui dérange :

Cet exercice va vous permettre de libérer la charge émotionnelle associée à chacune des situations décrites par une phrase. Cela va vous permettre de prendre du recul et de pouvoir envisager une autre réalité (que ça se passe bien).

Je vous propose de vous laissez-vous guider par cette vidéo “Comment animer une réunion sans stress” :

    4- Lâcher prise et prendre du recul :

Suite à la pratique proposée dans la vidéo, vous devriez ressentir très vite moins de pression, voir plus de tensions du tout sur ce qui vous dérangeait quelques minutes auparavant. Vous êtes détendu(e) et serein(e) à l’idée d’animer une réunion et allez aborder cette réunion sans stress. Vous pourrez donner le meilleur de vous le jour de la réunion.

Se reconnecter à la confiance en soi, en ses capacités 

Cette clé est puissante et si vous prenez l’habitude de l’utiliser elle vous changera la vie dans bien des situations.

Notre cerveau inconscient peut être trompé facilement. Et oui cela vous parait difficile à croire et pourtant c’est prouvé !

En effet, il ne fait pas la différence entre ce qui est réel ou imaginaire. Il est donc facile de lui faire croire ce que l’on veut !
D’ailleurs, réfléchissez bien, vous avez sans doute déjà expérimenté cela… mais à vos dépends : vous craignez que quelque chose vous arrive et y pensez en permanence, cela vous prend la tête, vous vous faites de multiples scénarios qui vous voient échouer… et cela arrive !

 

Voici un autre exemple positif cette fois-ci.

Il est bien connu que les sportifs de haut niveau arrivent à réaliser des exploits car ils travaillent leur mental. Qu’est-ce que ça veut dire ? Tout simplement que dans leur préparation, en plus d’un entrainement physique poussé, ils imaginent leur réussite. Ils visualisent maintes et maintes fois, dans les détails, le record de chrono, le podium, la performance sportive…, de sorte que leur inconscient les en croit capables et va en permettre la réalisation.

 

La mécanique est la même pour vous. Voici de quoi il s’agit.

 

Une technique éprouvée : imaginer se voir réussir 

Il s’agit de la visualisation créatrice.

Cela consiste à créer un film imaginaire dans lequel vous vous voyez animer une réunion de façon parfaite !
Pour cela, vous allez écrire un scénario en déterminant tous les détails au niveau visuel, sonore, kinesthésique et pourquoi pas olfactif de cette réunion. Vous devrez faire cet exercice plusieurs fois avant la réunion.

 

Votre cerveau enregistrera que vous êtes parfaitement à l’aise avec ce type de prestation et il n’actionnera pas le mécanisme de peur. Il vous permettra d’animer de façon plutôt apaisée et détendue la réunion.

 

Bien entendu, il vous faudra tout de même connaitre et maitriser votre sujet, sinon pas de miracle !

 

Ecrire son propre scénario

Pour vous aider à réaliser cet exercice, je vous suggère d’écrire sur une feuille le déroulement de votre réunion que vous considérez comme parfait pour vous.

Notez les détails de l’animation de votre réunion. Pensez à ce que cela semble réel c’est à dire que vous devez y mettre de nombreux détails visuels : comment est la salle ou le bureau, comment sont organisées les tables, les chaises, qui est assis où, quelle décoration, voyez les présents boire vos paroles, opiner de la tête quand vous parlez, voyez votre chef détendu et souriant lorsqu’il vous regarde…

Ajoutez-y ensuite des détails auditifs : entendez-vous parler avec assurance, entendez des personnes vous posez des questions et répondez-y sans hésitations. Imaginez avoir les retours élogieux et positifs à la fin de votre réunion…

Terminez en ajoutant des détails kinesthésiques tels que votre stabilité totale de vos pieds sur le sol, la maitrise que vous avez du vidéo projecteur, l’utilisation du paper board pour étayer vos explications, sentez comment vous êtes sûr(e) de vous, détendu(e)…

N’hésitez-pas à mettre une multitudes de détails, plus vous en incorporerez, plus votre cerveau sera dupe !

 

Pour une pratique facilitée, pensez à enregistrer votre scénario sur votre téléphone.

Ensuite, mettez-vous dans un endroit calme chez vous où vous ne serez pas dérangé, fermez les yeux et visualisez votre scénario en écoutant l’audio.

Faites-le plusieurs fois avant votre réunion et vous verrez que celle-ci se passera bien. Bien entendu, plus vous anticipez cette préparation mentale, plus vous pourrez la répétez souvent et plus les résultats seront flagrants.

Vous pouvez me laissez des commentaires sur cet article ci-dessous. Si vous avez votre technique pour vous préparer et que vous désirez en faire profiter les autres, n’hésitez pas !

 

 

 

Crédit photo : © Monkey Business – Fotolia.com

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