Le Travail en Open Space : Guide Complet pour les Salariés

Le travail en open space, ou bureau ouvert, est devenu de plus en plus courant dans les entreprises modernes. Cet aménagement de bureau présente de nombreux avantages, mais il peut aussi poser des défis significatifs pour les salariés. Que vous soyez nouveau dans un environnement de travail en open space ou que vous cherchiez des moyens d’améliorer votre expérience, ce guide complet est conçu pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre espace de travail ouvert. Nous explorerons les avantages et les inconvénients, les meilleures pratiques, et les stratégies pour optimiser votre productivité et votre bien-être au quotidien.

Qu’est-ce que le Travail en Open Space ?

L’open space désigne un aménagement de bureau où les postes de travail sont disposés dans un espace ouvert sans cloisons séparatrices. Ce type de bureau favorise la communication et la collaboration, mais il peut également poser des défis en matière de concentration et de gestion du bruit

Avantages du Travail en Open Space

1. Facilitation de la Communication et de la Collaboration :
   L’absence de cloisons permet une communication rapide et directe entre les collègues, favorisant ainsi la collaboration et le partage d’idées. Les équipes peuvent échanger plus facilement et résoudre les problèmes plus rapidement.Les espaces ouverts facilitent les échanges rapides et informels entre collègues. Cela peut conduire à une meilleure collaboration et à une résolution plus rapide des problèmes.
2. Accès Accru à l’Information :
   Travailler dans un open space permet d’être plus facilement informé des activités et des discussions en cours. Cela peut améliorer la compréhension globale des projets et des objectifs de l’entreprise.
3. Opportunités de Réseautage :
   L’open space offre des opportunités de rencontrer et de travailler avec des collègues de différents départements. Cela peut favoriser un meilleur réseautage interne et des relations professionnelles plus solides.
4. Flexibilité de l’Espace de Travail :Les bureaux ouverts sont souvent aménagés de manière flexible, permettant aux salariés de choisir où et comment ils travaillent en fonction de leurs besoins et préférences du moment.

Inconvénients du Travail en Open Space

Bruit et Distractions 

Le niveau de bruit dans un open space peut être élevé, ce qui peut nuire à la concentration et à la productivité. Les conversations, les appels téléphoniques et les mouvements constants peuvent être des sources de distractions importantes.

Isolement

Le recours au port de casques anti-bruit peut amener les salariés à ne plus échanger. Pour les plus réservés cela peut même les amener à se replier sur eux mêmes faute de connexion social normale

Manque de Confidentialité 

Il peut être difficile de trouver des espaces privés pour des conversations confidentielles ou des tâches nécessitant une concentration intense. Cela peut poser des problèmes de confidentialité et de sécurité des informations.

Stress et Fatigue

L’exposition continue aux interactions sociales et au bruit de fond peut être stressante et plus ou moins gênante ou handicapante. Certaines personnes sensibles, timides, peuvent également ressentir une pression à être constamment disponibles et visibles.

Fatigue accrue et chronique

Le contexte de l’open space est fatiguant et peut générer des téta de fatigue chronique importants. Les conséquences peuvent être entre autre : troubles du sommeil, irritabilité, arrêt de travail du à une dépression ou un burnout…

Propagation des Maladies 

Les espaces ouverts augmentent le risque de propagation des maladies infectieuses, comme les rhumes et la grippe, en raison de la proximité constante des employés. Pensez à renforcer votre système immunitaire à l’approche de l’automne et de l’hiver.

Meilleures Pratiques pour Optimiser le Travail en Open Space

1. Utiliser des Outils Antibruit :

• Investir dans des casques antibruit peut aider à réduire les distractions et à améliorer la concentration. Ces outils sont particulièrement utiles pour les tâches nécessitant une attention particulière.

2. Planifier des Périodes de Travail Concentré 

• Bloquer des plages horaires dédiées au travail concentré peut aider à gérer les distractions. Informer vos collègues de ces périodes peut également réduire les interruptions.

3. Optimiser l’Aménagement de votre Espace de Travail 

• Organiser votre poste de travail de manière ergonomique peut améliorer votre confort et votre productivité. Utiliser des séparateurs visuels ou des plantes peut également aider à créer une sensation de séparation et à réduire le bruit.

4. Communiquer Ouvertement 

• Discuter avec vos collègues et votre manager des défis liés à l’open space peut conduire à des solutions collaboratives. Établir des règles de respect mutuel concernant le bruit et les interruptions peut améliorer l’ambiance générale. et selon moi, le plus important : connaître ce qui se joue dans une relation peut également vous évitez d’interpréter les situations ou échanges.

5. Prendre des Pauses Régulières 

• Faire des pauses régulières est essentiel pour maintenir votre énergie et votre concentration. Utiliser les espaces de détente pour vous éloigner de votre poste de travail peut également aider à réduire le stress. Pensez à marcher, bouger votre corps lors ces moments. Reposez vos yeux très sollicités par les écrans d’ordinateurs, avec des exercices de yoga des yeux. Protégez-les des effets néfastes de la lumière bleue.

6. Utiliser les Espaces de Réunion et de Silence 

Profiter des salles de réunion et des espaces de silence pour les tâches nécessitant une concentration intense ou des discussions confidentielles peut améliorer votre efficacité et votre bien-être. Pensez à les prévoir car il est très souvent nécessaire de réserver une plage horaire pour les salles de réunion.

Stratégies pour Améliorer la Productivité en Open Space

1. Prioriser vos Tâches 

• Utiliser des outils de gestion des tâches pour prioriser vos travaux peut vous aider à rester concentré sur ce qui est important. Les listes de tâches et les applications de gestion de projet peuvent être particulièrement utiles.

2. Adopter une Routine de Travail Structurée 

• Établir une routine de travail claire peut améliorer votre efficacité. Planifier des moments spécifiques pour les tâches répétitives et les pauses peut également aider à maintenir un bon rythme de travail.

3. Minimiser les Interruptions 

• Informer vos collègues de vos périodes de travail concentré et utiliser des signaux visuels, comme des écouteurs ou des panneaux, pour indiquer que vous ne souhaitez pas être dérangé, peut réduire les interruptions intempestives.

3. Utiliser les Technologies de Collaboration 

Les outils de collaboration en ligne, comme les messageries instantanées et les plateformes de gestion de projet, peuvent réduire la nécessité de conversations en face à face et aider à maintenir la concentration.

Bien-être au Travail en Open Space

1. Créer un Espace Personnel Confortable 

• Personnaliser votre espace de travail avec des objets personnels qui vous rendent heureux et à l’aise peut améliorer votre bien-être. Des photos, des plantes ou des accessoires ergonomiques peuvent faire une grande différence. Choisissez-les bien et n’hésitez pas à les changer souvent !

2. Pratiquer la Méditation et la Pleine Conscience 

• La méditation et la pleine conscience et/ou la cohérence cardiaque peuvent aider à réduire le stress et à améliorer la concentration. Prendre quelques minutes chaque jour pour pratiquer ces techniques peut avoir des effets bénéfiques significatifs. Vous le constaterez rapidement.

3. Favoriser les Interactions Sociales Positives 

• Encourager des interactions sociales positives avec vos collègues peut améliorer votre moral et créer un environnement de travail plus agréable. Participer à des activités de groupe ou des pauses-café peut renforcer les relations professionnelles. Pensez également à être force de proposition plutôt que de râler dans votre coin si quelque chose ne vous convient pas !

4. Entretenir des relations harmonieuses

De nombreuses difficultés frustrations et mal-être en tous genres ont pour origine directe une incompréhension de ce qui se joue dans les relation. Et on voit bien le résultat dans notre société ! Or, la qualité relationnelle agit selon des fondamentaux que peu de gens connaissent. On doit ces principes à la sagesse toltèque avec les célèbres 5 Accords Toltèque :

1- Veiller à l’implacabilité de sa parole.
2- Ne jamais faire de supposition.
3- Ne pas en faire une affaire personnelle
4- Faire toujours de son mieux
5- Etre sceptique mais apprendre à écouter

Pour en savoir plus je les ai détaillé dans un autre article, que vous pourrez lire ici.

5. Maintenir un Équilibre Travail-Vie Personnelle 

Établir des limites claires entre le travail et la vie personnelle est crucial pour éviter le burnout. Assurez-vous de prendre du temps pour vous détendre et vous déconnecter en dehors des heures de travail.

Études de Cas et Exemples Concrets

Exemple 1 : Le Bon Usage des Casques Antibruit

• Dans une entreprise technologique de renom, de nombreux salariés utilisent des casques antibruit pour améliorer leur concentration. Cette pratique a permis une réduction significative des distractions et une augmentation de la productivité.

Exemple 2 : Les Périodes de Travail Concentré

• Une agence de marketing a instauré des plages horaires spécifiques où les employés ne sont pas dérangés. Cette politique a amélioré la gestion du temps et la qualité du travail.

Exemple 3 : Espaces de Détente et de Silence

• Une société de conseil a aménagé des espaces de silence et de détente. Ces zones ont permis aux employés de se ressourcer et de mieux gérer le stress, augmentant ainsi leur satisfaction et leur performance.

Quand le mal-être est là, que faire ?

Le travail en open space on l’a vu, offre de nombreux avantages. Cependant, il présente également des défis en matière de bruit, de distractions, de confidentialité et au niveau relationnel.

L’aspect relationnel peut être vraiment critique et vous gâcher l’envie de venir travailler ou même vous pourrir la vie.

Etant experte en mal-être et souffrance au travail et ayant travaillé durant plus de 15 ans en entreprise, je connais et surtout comprends ce que vous vivez. Je mets à profit cette expérience et mes 12 ans d’accompagnement sur ce sujet pour vous aider à y voir clair. Je vous aide à conscientiser ce qui ne va pas, ce qui se joue pour vous. Ensemble nous pouvons alors mettre en place les changements nécessaires pour changer cela. Et si nous en parlions lors d’une séance bilan ?

https://www.actineo.fr/article/chapitre-3-les-espaces-de-travail-des-open-space-intelligents