Animer une réunion est une compétence essentielle pour tout professionnel cherchant à maximiser l’efficacité et la productivité de son équipe. Que vous soyez un manager, un chef de projet, ou un entrepreneur, savoir animer une réunion est crucial pour atteindre vos objectifs et maintenir un environnement de travail collaboratif. Dans cet article, nous allons explorer les clés de la réussite pour animer une réunion, en fournissant des conseils pratiques et des stratégies éprouvées pour garantir que vos réunions soient productives, engageantes et orientées vers les résultats.
1. Préparation et Planification
Définir un Objectif Clair
La première étape pour animer une réunion efficace est de définir un objectif clair. Chaque réunion doit avoir un but précis, qu’il s’agisse de prendre une décision, de résoudre un problème, de partager des informations, ou de planifier une future action. Un objectif bien défini aide à structurer la réunion et à garder tous les participants concentrés.
Créer un Ordre du Jour
Un ordre du jour détaillé est indispensable pour animer une réunion. Il doit inclure tous les points à discuter, le temps alloué pour chaque point, et l’ordre dans lequel ils seront abordés. Envoyez l’ordre du jour à tous les participants avant la réunion afin qu’ils puissent se préparer.
Préparer les Matériels Nécessaires
Assurez-vous que tous les matériaux nécessaires pour la réunion sont prêts à l’avance. Cela peut inclure des documents, des présentations PowerPoint, des tableaux blancs, ou tout autre matériel pertinent. Vérifiez également que la salle de réunion est prête et équipée avec les outils technologiques nécessaires, comme un projecteur ou une connexion Internet stable.
2. La nécessité de se préparer psychologiquement
Vous vous sentez dépassé à l’idée d’animer cette réunion. Le stress monte à l’idée que le big chef soit présent. Vous avez peur de bafouiller, de recevoir des remarques désobligeantes ou de ce que les participants vont penser de vous. Toutes ces ruminations sont le fruit de votre mental qui est souvent un très mauvais conseiller.
Le changement, le challenge ou la nouveauté font peur, c’est naturel. Sortir de ses habitudes n’est jamais aisé, c’est normal. Mais cela ne veut pas dire que ce n’est pas possible pour vous.
Vous devez sortir de l’émotionnel, faire taire ces phrases et pensées parasites que vous avez sur vous et qui vous font croire que cette expérience est au-dessus de vos possibilités. N’oubliez jamais : l’auto sabotage est le premier facteur qui conduit à l’échec… confortant ainsi ce que nous pensions de nous-même.
Voici la première clés pour vous permettre de mener à bien cette réunion et d’en faire une expérience dont vous sortirez grandi(e) et fièr(e) de vous. Elle se compose de 4 étapes.
1- Etre conscient des pensées parasites qui sabotent votre succès
Identifiez toutes les pensées parasites que vous avez à l’idée d’animer une réunion.
Par exemple : « Je ne suis pas capable d’animer une réunion », « les autres vont se moquer de moi », « je suis trop timide pour parler devant tous ces gens », « je vais rougir ou je tremble à chaque fois comme une feuille et ils vont le voir », « mon chef va m‘en vouloir d’avoir foiré la réunion, c’est fichu pour mon augmentation », ….
2- Evaluer les émotions négatives associées et leur intensité en vous
Pour chacune des pensées, posez-vous la question de ce que cela provoque en vous en terme d’émotions ou de ressentis physiques. Ensuite, évaluez de 0 à 10 votre inconfort par rapport à chaque phrase et passez à l’étape suivante.
3- Libérer ce qui dérange
Cet exercice va vous permettre de libérer la charge émotionnelle associée à chacune des situations décrites par une phrase. Cela va vous permettre de prendre du recul et de pouvoir envisager une autre réalité, à savoir que cette réunion se déroule parfaitement bien !
Je vous propose de vous laissez-vous guider par cette vidéo « Comment animer une réunion sans stress » :
4- Lâcher prise et prendre du recul
Suite à la pratique proposée dans la vidéo, vous devriez ressentir très vite moins de pression, voir plus de tensions du tout sur ce qui vous dérangeait quelques minutes auparavant. Vous êtes détendu(e) et serein(e) à l’idée d’animer une réunion et allez aborder cette réunion sans stress. Vous pourrez donner le meilleur de vous le jour de la réunion.
Se reconnecter à la confiance en soi, en ses capacités
Cette clé est puissante et si vous prenez l’habitude de l’utiliser elle vous changera la vie dans bien des situations.
Notre cerveau inconscient peut être trompé facilement. Et oui cela vous parait difficile à croire et pourtant c’est prouvé !
En effet, il ne fait pas la différence entre ce qui est réel ou imaginaire. Il est donc facile de lui faire croire ce que l’on veut !
D’ailleurs, réfléchissez bien, vous avez sans doute déjà expérimenté cela… mais à vos dépends : vous craignez que quelque chose vous arrive et y pensez en permanence, cela vous prend la tête, vous vous faites de multiples scénarios qui vous voient échouer… et cela arrive !
Voici un autre exemple positif cette fois-ci : Il est bien connu que les sportifs de haut niveau arrivent à réaliser des exploits car ils travaillent leur mental. Qu’est-ce que ça veut dire ? Tout simplement que dans leur préparation, en plus d’un entrainement physique poussé, ils imaginent leur réussite. Ils visualisent maintes et maintes fois, dans les détails, le record de chrono, le podium, la performance sportive…, de sorte que leur inconscient les en croit capables et va en permettre la réalisation.
La mécanique est la même pour vous. Découvrons de quoi il s’agit.
6. Essayez cette technique éprouvée : imaginer se voir réussir
Il s’agit de la visualisation créatrice.
Cela consiste à créer un film imaginaire dans lequel vous vous voyez animer une réunion de façon parfaite !
Pour cela, vous allez écrire un scénario en déterminant tous les détails au niveau visuel, sonore, kinesthésique et pourquoi pas olfactif de cette réunion. Vous devrez faire cet exercice plusieurs fois avant la réunion.
Votre cerveau enregistrera que vous êtes parfaitement à l’aise avec ce type de prestation et il n’actionnera pas le mécanisme de peur. Il vous permettra d’animer de façon plutôt apaisée et détendue la réunion.
Bien entendu, il vous faudra tout de même connaitre et maitriser votre sujet, sinon pas de miracle !
Ecrire son propre scénario en pratique
Pour vous aider à réaliser cet exercice, je vous suggère d’écrire sur une feuille le déroulement de votre réunion que vous considérez comme parfait pour vous.
Notez les détails de l’animation de votre réunion. Pensez à ce que cela semble réel c’est à dire que vous devez y mettre de nombreux détails visuels : comment est la salle ou le bureau, comment sont organisées les tables, les chaises, qui est assis où, quelle décoration, voyez les présents boire vos paroles, opiner de la tête quand vous parlez, voyez votre chef détendu et souriant lorsqu’il vous regarde…
Ajoutez-y ensuite des détails auditifs : entendez-vous parler avec assurance, entendez des personnes vous posez des questions et répondez-y sans hésitations. Imaginez avoir les retours élogieux et positifs à la fin de votre réunion…
Terminez en ajoutant des détails kinesthésiques tels que votre stabilité totale de vos pieds sur le sol, la maitrise que vous avez du vidéo projecteur, l’utilisation du paper board pour étayer vos explications, sentez comment vous êtes sûr(e) de vous, détendu(e)…
N’hésitez-pas à mettre une multitudes de détails, plus vous en incorporerez, plus votre cerveau sera dupe !
3. Techniques pour Engager les Participants
Encourager la Participation Active
Pour animer une réunion de manière efficace, il est crucial d’encourager la participation active de tous les membres. Posez des questions ouvertes, sollicitez des avis et des commentaires, et créez un environnement où chacun se sent à l’aise pour s’exprimer.
Utiliser des Techniques de Facilitation
Des techniques de facilitation telles que le brainstorming, les discussions en petits groupes, et les tours de table peuvent aider à dynamiser la réunion et à encourager l’engagement. Ces méthodes permettent à tous les participants de contribuer activement et de partager leurs idées.
Gérer les Personnalités Dominantes
Dans chaque réunion, il peut y avoir des personnalités dominantes qui prennent plus de place dans les discussions. En tant qu’animateur, il est important de gérer ces dynamiques en redistribuant la parole et en s’assurant que chacun ait la possibilité de s’exprimer. Utilisez des techniques comme le « bâton de parole » pour structurer les échanges et éviter que certaines voix ne soient étouffées.
3. Gestion du Temps
Respecter l’Ordre du Jour
Un bon animateur de réunion doit veiller à respecter l’ordre du jour et les horaires prévus. Si un sujet prend plus de temps que prévu, notez-le pour une discussion ultérieure ou une réunion de suivi. Cela évite de déborder sur les autres points importants à aborder.
L’utilisation d’un chronomètre ou d’un minuteur peut être très utile pour gérer le temps efficacement. Attribuez un temps spécifique à chaque sujet et assurez-vous de passer au point suivant lorsque le temps est écoulé. Cela aide à garder la réunion dynamique et à éviter les digressions.
Conclure de Manière Efficace
Une réunion bien animée doit se terminer par un résumé des décisions prises et des prochaines étapes. Assurez-vous de conclure chaque point avec des actions concrètes et attribuez des responsabilités claires. Cela garantit que les discussions aboutissent à des résultats tangibles et que les participants savent ce qui est attendu d’eux.
4. Utilisation des Outils Technologiques
Outils de Collaboration
Les outils de collaboration comme Slack, Trello, ou Microsoft Teams peuvent faciliter l’animation des réunions, surtout dans un contexte de travail à distance. Ils permettent de partager des documents, de suivre les tâches, et de communiquer de manière plus fluide entre les membres de l’équipe.
Applications de Gestion de Réunion
Il existe des applications spécifiques pour la gestion de réunion comme Zoom, Google Meet, ou WebEx, qui offrent des fonctionnalités telles que l’enregistrement de la réunion, le partage d’écran, et les salles de sous-commissions. Utilisez ces outils pour améliorer l’interactivité et l’efficacité de vos réunions.
Feedback en Temps Réel
Des outils comme Mentimeter ou Slido permettent de recueillir du feedback en temps réel pendant la réunion. Vous pouvez poser des questions, lancer des sondages, et recevoir des commentaires instantanés des participants, ce qui aide à ajuster la direction de la réunion en fonction des besoins et des attentes de l’équipe.
5. Suivi et Évaluation
A la suite de chaque réunion, envoyez un compte rendu à chaque participants et personnes absentes. Sollicitez des retours de la part des participants. Demandez-leur ce qui a bien fonctionné, ce qui pourrait être amélioré, et comment ils ont perçu l’efficacité de la réunion.
Conclusion
Animer une réunion de manière efficace demande une préparation minutieuse, des compétences en facilitation, et une gestion rigoureuse du temps. En utilisant les techniques et outils appropriés, vous pouvez transformer vos réunions en des moments productifs et engageants, qui favorisent la collaboration et conduisent à des résultats concrets. Souvenez-vous, les clés pour animer une réunion réussie réside dans la capacité à structurer les discussions, à engager activement tous les participants, et à assurer un suivi rigoureux des actions décidées ET à vous préparer émotionnellement en amont.
Si vous êtes un profil, timide, sensible, empathe et que vous n’arrivez-pas à vous sentir à l’aise lorsque vous animez une réunion, ne restez pas comme cela. Il est possible que les choses changent vraiment rapidement. Contactez-moi, j’ai aidé des centaines de personnes dans ces mêmes situations. J’ai même dans ma précédente vie professionnelle été confrontée à tout ces désagréments. Maintenant, j’anime des conférences facilement et avec beaucoup de plaisir !
Réservez votre séance bilan aujourd’hui. Nous parlerons de ce qui est compliqué pour vous et je vous dirai comment faire changer rapidement tout cela pour retrouver aisance, confiance dans toutes vos prises de paroles.
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